Allgemeine Geschäftsbedingungen

§1 Gegenstand des Vertrages

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, für den Auftraggeber Buchhaltungsdienstleistungen gemäß des Angebotes zu erbringen. Die genauen Leistungen sind in einem separaten Leistungsverzeichnis festgehalten, das als Anlage 1 Bestandteil dieses Vertrages ist.

§2 Vergütung

• Die Vergütung für die Leistungen des Auftragnehmers gemäß § 1 ist an das vorliegende Angebot gebunden und wird netto zuzüglich der gesetzlich geltenden Mehrwertsteuer berechnet.
• Zusätzliche Kosten und Auslagen werden nach vorheriger Vereinbarung gesondert berechnet.
• Der Auftraggeber verpflichtet sich, an den Auftragnehmer einen Betrag in Höhe von 500 € (in Worten: fünfhundert Euro) Netto als Abgeltung für den Implementierungsaufwand zu zahlen. Diese Zahlung ist einmalig und erfolgt unabhängig von den weiteren, im Vertrag vereinbarten Vergütungen.
• Die im Angebot dargestellten Rabattierungen gelten ausschließlich für das erste Kalenderjahr ab Beginn des Vertragsverhältnisses. Diese Rabatte sind somit auf den Zeitraum vom Vertragsbeginn bis zum Ende desjenigen Kalenderjahres beschränkt, in dem der Vertrag wirksam wird. Nach Ablauf dieses Kalenderjahres verlieren alle angebotenen Rabattierungen ihre Gültigkeit und können nicht auf Leistungen oder Produkte, die im darauffolgenden Kalenderjahr oder zu einem späteren Zeitpunkt in Anspruch genommen werden, übertragen oder angewendet werden.

§3 Zahlungsbedingungen

• Die Vergütung, für die im Angebot beschriebenen Leistungen, ist sofort fällig. Die Höhe der Vergütung entspricht der im Angebot festgelegten Angebotssumme über die gesamte Laufzeit gerechnet. 
  Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber widerruflich die Möglichkeit ein, den Gesamtbetrag über den Zeitraum des Angebotes in gleiche, monatliche Zahlungen aufzuteilen und zu entrichten.
• Für die Folgejahre wird die Gesamtvergütung des Vorjahres als Basis herangezogen.
• Der Auftraggeber ist verpflichtet, dem Auftragnehmer jegliche Änderungen in seiner Verwaltervergütung mitzuteilen.
• Soweit der Auftragnehmer dem Auftraggeber die widerrufliche Möglichkeit der monatlichen Zahlung eingeräumt hat, wird die monatliche Rate zum jeweils zum Werktag des Monats fällig und wird per SEPA-Firmenlastschrift-Verfahren vom Bankkonto des Auftraggebers eingezogen.
• Der Auftragnehmer behält sich das Recht vor, bei ausbleibenden Zahlungen die Dienstleistungen auszusetzen und Informationen einzubehalten, bis die ausstehenden Beträge vollständig beglichen sind.
• Im Rahmen dieses Vertrages verpflichtet sich der Auftraggeber, die Kosten für Postsendungen, die über die ePost-Schnittstelle in seinem Namen versendet werden, zu tragen und den Auftragnehmer zu ermächtigen, diese Kosten direkt von seinem Konto einzuziehen
• Der Auftraggeber sichert zu, für ausreichende Kontodeckung zu sorgen und alle damit verbundenen Kosten und Gebühren bei Nichterfüllung zu übernehmen.

§4 Haftung

• Die Haftung des Auftragnehmers aus und in Zusammenhang mit diesem Vertrag, ist auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt. Die vorstehende Haftungsbeschränkung gilt nicht für Ansprüche wegen Vorsatzes und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit und soweit eine Haftung aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (insb. Produkthaftungsgesetz) nicht abbedungen werden kann.
  Die beschlussseitige Entlastungserteilung durch den Endkunden des Auftraggebers in Richtung des Auftraggebers, entlastet im selben Zuge auch den Auftragnehmer und befreit den Auftragnehmer von Haftungsansprüchen für den erteilten Abrechnungszeitraum.

• Mitwirkungspflicht des Auftraggebers: Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle notwendigen und angemessenen Mitwirkungshandlungen zu erbringen. Eine Liste notwendiger Mitwirkungshandlungen inklusive der Termine, zu denen diese fällig sind, ist diesem Vertrag als Anlage 1 beigefügt. Sollten darüber hinaus Mitwirkungspflichten des Auftraggebers notwendig werden, hat der Auftragnehmer diese mindestens 2 Wochen im Voraus anzufordern. Kommt der Auftraggeber seinen Mitwirkungspflichten nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollumfänglich nach, haftet er für den daraus entstehenden Schaden. Soweit der Auftragnehmer seine Leistungen gem. § 1 nicht erbringen kann, weil der Auftraggeber seinen Pflichten aus S.1 dieses Absatzes nicht nachkommt, bleibt der Vergütungsanspruch des Auftragnehmers für die betroffene Periode bestehen.
  
  
• Verjährungsfrist: Ansprüche auf Schadensersatz gegen den Auftragnehmer verjähren ein Jahr nach der Erbringung der betreffenden Dienstleistung. Dies gilt nicht für Ansprüche wegen Vorsatzes und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit und soweit eine Haftung aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (insb. Produkthaftungsgesetz) nicht abbedungen werden kann.

§5 Vertragsdauer und Kündigung

• Dieser Vertrag tritt rückwirkend zum ersten Tag des Kalendermonats, in dem das Angebot dem Auftraggeber zugestellt wurde, in Kraft und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.
• Die Mindest-Vertragslaufzeit dieses Vertrages richtet sich nach den Darstellungen des zugehörigen Angebotes.
• Der Vertrag kann mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der Mindestvertragslaufzeit gekündigt werden. Erfolgt keine Kündigung, verlängert sich der Vertrag automatisch um ein weiteres Jahr.
• Das Recht der Parteien, diesen Vertrag aus wichtigem Grunde fristlos zu kündigen bleibt von den vorstehenden Regelungen unberührt.

§6 Bedingung zur unterjährigen Beendigung der Dienstleistung bei Abberufung

• Im Falle einer unterjährigen Beendigung der vom Auftraggeber für seinen Kunden erbrachten Dienstleistung, ist der Auftraggeber berechtigt, die Erbringung der Buchhaltungsdienstleistungen für diesen spezifischen Endkunden unter weiter benannten Voraussetzungen einzustellen. Der Auftraggeber verpflichtet sich, den Auftragnehmer über die Einstellung der Dienstleistung unverzüglich, spätestens jedoch 30 Tage vor dem Zeitpunkt der Beendigung, in schriftlicher Form zu informieren.
• Mit dem Wirksamwerden der Beendigung verpflichtet sich der Auftragnehmer, alle bis zum Beendigungsdatum noch ausstehenden Buchhaltungsarbeiten im Rahmen der zeitlichen Möglichkeiten zu vervollständigen und dem Auftraggeber eine abschließende Übersicht der bis zu diesem Zeitpunkt erbrachten Dienstleistungen, vorrangig bestehend aus Summen- und Saldenlisten, zu übermitteln. Für bereits im laufenden Abrechnungszeitraum gezahlte Beträge besteht kein Anspruch auf Erstattung.
• Der Auftragnehmer ist bei Beendigung des Vertragsverhältnisses unter den vereinbarten Bedingungen dazu verpflichtet, alle relevanten Dokumente, Daten und Informationen, die mit den erbrachten Buchhaltungsdienstleistungen in Verbindung stehen, in systematisch geordneter Form an den Auftraggeber zu übergeben.
• Diese Inhalte gelten ausschließlich, sollten die Endkunden den Vertrag mit dem Verwalter auflösen. Diese Beendigungsoptionen greifen sodann ausdrücklich nicht, sollte der Verwalter seinen Kunden kündigen.
• Es wird vereinbart, dass eine Reduktion im Rahmen der benannten Beendigung um maximal 10% des Gesamtauftragsvolumen möglich ist.

§7 Leistungsort

Der Auftragnehmer ist bei der Wahl des Leistungsortes frei.

§8 Zurückbehaltungsrecht und Durchlaufzeiten

• Der Auftragnehmer hat ein Zurückbehaltungsrecht an den Ergebnissen seiner Dienstleistung bis zur vollständigen Bezahlung der Vergütung.
• Die Durchlaufzeiten für die Erbringung der Dienstleistungen richten sich nach den gesetzlichen Bestimmungen und den branchenüblichen Standards. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle Dienstleistungen in einem angemessenen und wirtschaftlich vertretbaren Zeitrahmen zu erbringen, der die spezifischen Anforderungen und Umstände des jeweiligen Auftrags berücksichtigt. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber über die voraussichtlichen Durchlaufzeiten für die Erbringung der Dienstleistungen informieren und sich bemühen, diese einzuhalten. Änderungen der Durchlaufzeiten aufgrund unvorhersehbarer Umstände werden dem Auftraggeber umgehend mitgeteilt.

§9 Vertraulichkeitsklausel

• Die Parteien verpflichten sich, keinerlei im Rahmen des Vertrages bekannt gewordenen vertraulichen Informationen an Dritte weiterzugeben. Als vertraulich gelten alle Informationen, die nicht öffentlich bekannt sind oder nicht ohne weiteres zugänglich sind. Mitarbeiter des Auftragnehmers sind keine Dritten im Sinne dieses Absatzes.
• Die Parteien dürfen die vertraulichen Informationen nur für die Zwecke des Vertrages verwenden. Die Weitergabe der vertraulichen Informationen an Dritte ist nur mit schriftlicher Zustimmung der anderen Partei zulässig.
• Die Vertraulichkeitspflicht gilt auch nach Beendigung des Vertrages.

§10 Datenschutzklausel

• Die Parteien verpflichten sich, die im Rahmen des Vertrages erhobenen personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln und nur zu den im Vertrag festgelegten Zwecken zu verwenden.
• Der Auftragnehmer verpflichtet sich, im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Übertragung und Speicherung von Daten ausschließlich verschlüsselte Datenübertragungen und sichere Cloud-Speicher zu verwenden. Weiterhin garantiert der Auftragnehmer dem Auftraggeber, dass die Kommunikation über diese Kanäle den Anforderungen der DSGVO entspricht. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber für die sichere Datenübermittlung entsprechende, den datenschutzrechtlichen Bestimmungen genügende Kommunikationskanäle zur Verfügung.

§11 Datenbereitstellung und Zahlungsverpflichtung

• Der Auftraggeber verpflichtet sich, dem Auftragnehmer alle für die Erbringung der Dienstleistung notwendigen Daten in der vereinbarten Form und Qualität zur Verfügung zu stellen. Die Bereitstellung der Daten erfolgt fristgerecht gemäß Aufforderung des Auftragnehmers.
• Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Erbringung der Dienstleistung bis zur vollständigen Bereitstellung der notwendigen Daten -ohne separierte Information an den Auftraggeber- auszusetzen.
• Die Zahlungsverpflichtung des Auftraggebers besteht fort, bis die Dienstleistung vollständig erbracht ist. Dies gilt auch für den Fall, dass die Erbringung der Dienstleistung aufgrund fehlender oder unzureichender Datenbereitstellung durch den Auftraggeber verzögert wird.
• Sollte der Auftraggeber die erforderlichen Daten nicht oder nicht vollständig bereitstellen, ist der Auftragnehmer berechtigt, nach einer angemessenen Nachfristsetzung vom Vertrag zurückzutreten oder Schadensersatz zu verlangen.

§12 Schlussbestimmungen

• Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Gleiches gilt für die Aufhebung oder Änderung des Schriftformerfordernisses.
• Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen nicht berührt.
• Die Anwendung allgemeiner Geschäftsbedingungen des Auftraggebers auf diesen Vertrag ist ausgeschlossen.
• Mit der Annahme des Angebots über das System Lexoffice kommt dieser Dienstleistungsvertrag rechtswirksam zustande.

§13 Gerichtsstand

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist - soweit gesetzlich zulässig - Hamburg.

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Anlage 1: Leistungsverzeichnis zum Dienstleistungsvertrag:

Paket 1: Basic „Verwaltungsübernahme“:

Der Auftraggeber übermittelt:

- Eine zentrale Microsoft Office 365 E-Mail-Adresse und übermittelt dem Auftragnehmer entsprechende Login-Informationen, zur Abforderung von Informationen und Dokumenten.

- Übermittlung der Informationen zu dem kundenspezifischen Corporate Design

Der Auftraggeber erhält:

Einheitliche Darstellung von folgenden Informationen, soweit die von Seiten Vor-Verwaltung zur Verfügung gestellt werden:

• Summen- und Saldenlisten
• Höhe der Hausgelder oder Netto-Kaltmieten
• Höhe der Zahlungen in die Erhaltungsrücklage oder Betriebs- und Heizkosten
• Anfangs- und Endbestände
• Wirtschaftspläne
• Optimierungsmöglichkeiten
• Debitoren und Kreditoren
• Bankkonten- und Versicherungsinformationen, zur unkomplizierten und direkten Übernahme
• Einheitliche Beschlusssammlung
• Ort zur Abholung von physischen Dokumenten

Paket 2: Business „Vorjahresendabrechnung“:
Der Auftraggeber erhält:

• Die Durchlaufzeiten sind in dem Dienstleistungsvertrag geregelt. Diese werden ergänzend zwischen AG und AN abgestimmt und targetiert.
  Eine mögliche „Notfall-Buchhaltung“ ist im Rahmen einer zusätzlichen Gebühr möglich und wird nach Rücksprache zwischen AG und AN individuell und objektbezogen angeboten.
  - Darstellung von Kosten i. S. d. §35a EstG
  - Umsatzsteuerabrechnung sowie Mietobjektabrechnung, Leerstandsliste bei (Miet-) Zinshäusern
• Budgetierung und Forecasts: Entwicklung von objektbezogenen Wirtschaftsplänen und Plan-Rücklagen für das Folgejahr
• Kostenstellenrechnung: Überwachung von Kostenstellen und Verweis auf Optimierungsmöglichkeiten, basierend auf Referenzinformationen
  - Begleitendes Manual/Handbuch zur Erläuterung der Abrechnung gegenüber den Endkunden
  - Ein objektbezogenes Beratungsgespräche zur finanziellen Planung und Objektentwicklung je Jahr, mit einem Aufwand von einer halben Stunde im Rahmen eines Microsoft-Teams-Meetings

Paket 3: Professional „Komplette Buchhaltung“:

Der Auftraggeber erhält:

• Nach Wunsch monatliche Auswertungen sowie Überwachung von Kostenstellen und Verweis auf Optimierungsmöglichkeiten, basierend auf Referenzinformationen
  - Nach Wunsch monatliche Berichte die Ein- und Ausgaben sowie die Darstellung von säumigen Beträgen
  - Bei säumigen Beträgen: Individuelle Absprachen zum weiteren Vorgehen und Durchsetzung von Ansprüchen mit Verzugszinsenberechnung, bis zur zweiten Mahnstufe. Ab der dritten Mahnstufe wird der AN entsprechende Zeiten dokumentieren und gegenüber dem AG nach einem derzeitigen Stundenlohn i.H.v. derzeit 80,- EUR Netto je angefangener Stunde in Rechnung stellen.
• Die Durchlaufzeiten der Jahresabrechnung sowie der Heizkostenabrechnung des Vorjahres richten sich nach dem Dienstleistungsvertrag
  - Darstellung von Kosten i. S. d. §35a EstG
  - Umsatzsteuerabrechnung sowie Mietobjektabrechnung, Leerstandsliste bei (Miet-Zinshäusern
• Budgetierung und Forecasts: Entwicklung und objektbezogenen Wirtschaftsplänen und Plan-Rücklagen für das Folgejahr
• Übernahme der Kommunikation bei Rückfragen von AN oder Endkunde in Textform, bis zu einem Aufwand von 10 Arbeitsstunden je Objekt je Jahr.
• Monatliche und objektbezogene Beratungsgespräche zur finanziellen Planung und Objektentwicklung, mit einem Aufwand von einer halben Stunde im Rahmen eines Microsoft-Teams-Meetings

*Zusätzliche allgemeine Inhalte für alle Pakete:*

Der AG übermittelt regelmäßig auch ohne Aufforderung (Abrechnungszeitraum: laufendes Jahr):

• Eigentümerlisten
• Teilungserklärung / Gemeinschaftsordnung
• Beschlusssammlung
• Darstellung der Eigentümerwechsel über einen Zeitraum der letzten zwei Jahre
• Mieterlisten
• Letzten zwei Versammlungsprotokolle
• Darstellung der Mieterwechsel über einen Zeitraum der letzten zwei Jahre
• Aktuellen Wirtschaftsplan, inkl. Zahlungsstaffel
• Kostenverteilungsschlüssel
• Wirtschaftspläne der vorigen Abrechnungsperioden
• Gläubiger ID und IBAN des Objektes
• Hausgeldabrechnung und BKA der letzten zwei Jahre: Gesamtübersicht der Abrechnungsspitzen und Einzelabrechnungen
• Vermögensberichte der letzten zwei Jahre
• SEPA-Informationen der Eigentümer und Mieter
• Mahnweseninformationen
• Detaillierte Aufstellung von säumigen Eigentümern und Mietern
• Kreditoreninformationen
• Detaillierte Darstellung der aus dem Vorjahr übernommen Abgrenzungsposten
• Objektlisten, inkl. Einheitenlisten
• Zugangsdaten zum Online-Portal des Messdienstleisters
• Bankauszüge im .pdf-Format der letzten zwei Jahre
• Bankumsätze der abzurechnenden Wirtschaftsperioden im Format CAMT52/53 v02 v08
• Summen- und Saldenlisten von bereits erfassten Buchungsvorgängen
• Sachkontenauszug von bereits erfassten Buchungsvorgängen
• Auflösung von Sammelbankaufträgen
• Rechnungsbelege zu Umsätzen als E-Rechnung oder im .pdf-Format
• Schlussrechnungen von verbrauchsabhängigen Kreditoren (Energieversorger,…) zu der jeweiligen Wirtschaftsperiode
• Dokumentierte Zählerstände
• Detailaufstellung von Umlagemengen
• Mietverträge im .pdf-Format
• Darstellung der Betriebskostenvorauszahlungs-anpassungen
• Darstellung unterschiedlicher Wirtschaftseinheiten/Unter-gemeinschaften
• Information über unterjährige Nuterwechsel zur Darstellung ggü. Messdienstleister im Rahmen der Zwischenablesung
• CO2-Steuer - Spezifische Informationen: u.A. Denkmalschutzinformationen, Gewerbliche Nutzung, sonstige Einschränkungen
• Steuerrelevante Informationen, z.B. im Rahmen der Umsatzsteueroptierung oder der Übermittlung von Daten an Steuerberatungsgesellschaften

- Notfall-Buchhaltung: Bereitstellung von Notfall-Support bei dringenden buchhalterischen Angelegenheiten oder der kurzfristigen Erstellung von Abrechnungen oder Abrechnungsinformationen. Dies kann vom AN individuell und objektbezogen angeboten werden.

- Fortlaufende Beratung: Regelmäßige Updates zu Änderungen in Buchhaltungsvorschriften und steuerlichen Anforderungen. Dies kann vom AN individuell und objektbezogen angeboten und geschult werden.

- Der Auftragnehmer ist berechtigt, Kosten für unentschuldigtes und unangekündigtes Nicht-Erscheinen zu vorher durch Terminzusage ausgemachten Terminen dem Auftraggeber in Rechnung zu stellen. Dies gilt für den Fall, dass der Auftraggeber ohne triftigen Grund und ohne vorherige Ankündigung den vereinbarten Termin nicht wahrnimmt. Die Kosten werden mit einem Netto-Stundensatz von 100,- Euro je blockiertem Mitarbeiter berechnet, gerechnet auf die Gesamtzeit des nicht wahrgenommenen Termins.

Ergänzende Mitwirkungspflichten:

Der Auftragnehmer ist berechtigt, die zwischen dem Auftraggeber und dessen Endkunden bestehenden Verwalterverträge einzusehen und deren Inhalt zu überprüfen, um die Einhaltung der relevanten Bestimmungen und Vereinbarungen sicherzustellen. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer jegliche in- und externen IT-Ressourcen zur Verfügung, um die Übernahme und Datenmigration möglichst kurzfristig zu ermöglichen. Dies gilt insbesondere aber nicht ausschließlich für die Zugänge zu Datenbanken und bestehender Verwaltersoftware.

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